Rainer Baumgärtner

Rainer Baumgärtner

Senior Business Consultant bei iSYS Software

Web- und Videokonferenzen erfolgreich durchführen. Diese Tipps aus der Praxis helfen dabei

Virtuelles Arbeiten ist im Alltag der Unternehmen angekommen. Mit diesen Tipps führen Sie Web- und Videokonferenzen erfolgreich durch und kürzen die Lernkurve ab.

Bei Web- & Videokonferenzen ist Technik nur die halbe Miete

Wir bei iSYS führen Videokonferenzen mit Kunden, Partnern und intern mit Kollegen durch. Das machen wir schon länger so und konnten im Lauf der Zeit durch Kunden und eigene Initiativen unterschiedliche Anwendungen kennenlernen. Aktuell verwenden wir bei iSYS die Open Source Web- & Videokonferenzsoftware BigBlueButton, die wir in unseren Team Chat (Mattermost) eingebunden haben.

Zu Beginn war die Lernkurve bei allen Beteiligten hoch, das Format neu und noch nicht eingespielt. Mittlerweile haben wir gelernt, dass Technik nur die halbe Miete ist und es bei Web- & Videokonferenzen noch einiges mehr zu beachten gilt.

Basierend auf unseren Erfahrungen haben wir ein paar, wie wir meinen, hilfreiche Tipps zur erfolgreichen Planung und Durchführung von Web- & Videokonferenzen zusammengestellt. Aber beginnen wir mal mit den Herausforderungen.

Herausforderungen bei Web- und Videokonferenzen

Web- und Videokonferenzen finden im virtuellen Raum statt und bringen ganz eigene Herausforderungen für eine erfolgreiche Durchführung mit.

Technische Ausstattung

Passender Arbeitsplatz

Bedienung der Anwendung

Umgebung und Nebengeräusche

Gesprächsführung und Redezeit

Aufmerksamkeit und Konzentration

Allgemeine Tipps für erfolgreiche Web- und Videokonferenzen

Die folgenden Tipps helfen Ihnen bei der Planung, Durchführung und Nachbereitung von virtuellen Meetings:

1. Ein virtuelles Meeting vorbereiten

Mehr noch als bei herkömmlichen Meetings kommt erfahrungsgemäß bei virtuellen Veranstaltungen der Vorbereitung eine ganz wichtige Rolle zu. Hier gilt es im besonderen Maße die spezifischen Anforderungen der virtuellen Formate zu berücksichtigen.

  1. Planen Sie die Teilnehmerzahl nicht zu groß. Das ist besonders am Anfang, wenn das Format der Web-bzw. Videokonferenz noch neu und nicht eingespielt ist, erfahrungsgemäß sehr hilfreich.
  2. Laden Sie die Teilnehmer rechtzeitig ein und vergessen Sie die nötigen Informationen zur Einwahl nicht.
  3. Begrenzen Sie das Meeting auf etwa 60 Minuten, um die konstante Aufmerksamkeit der Teilnehmer im virtuellen Raum zu gewährleisten.
  4. Erstellen Sie eine Agenda teilen Sie diese vorab mit den Teilnehmern.
  5. Stichwort Slideshare. Bereiten Sie als roten Faden eine Präsentation vor, mit klaren, übersichtlichen und gut lesbaren Folien. Weniger ist hier oftmals mehr.
  6. Stellen Sie flankierend Material (z. B. Dokumente oder Links) bereit, so dass es dann im Meeting schnell verfügbar ist.
  7. Überlegen Sie sich vorab die wichtigsten Gesprächsregeln.
  8. Last but not least: Bennen Sie einen Moderator, der durch das Meeting führt.

2. Ein virtuelles Meeting durchführen

Die Durchführung von Web- und Videokonferenzen stellt die Teilnehmer vor besondere Herausforderungen, die den spezifischen Gegebenheiten im virtuellen Raum geschuldet ist. Dies betrifft beispielsweise die Gesprächsführung oder die Aufrechterhaltung der Konzentration bei allen Beteiligten. Besonders der Moderator ist hier gefordert.

  1. Prüfen Sie zu Beginn des Meetings die Vollzähligkeit und die akustische Verständlichkeit der Teilnehmer. Dies können Sie elegant in die Anmoderation bzw. die Begrüßung integrieren.
  2. Ergänzen Sie die Anmoderation um einige gemeinsame Regeln zur Gesprächsführung und zu den Wortmeldungen. Gerade für die Wortmeldungen kann der für alle Teilnehmer sichtbare Inbound-Chat der Software sehr nützlich sein.
  3. Führen Sie als Moderator durch das Meeting und achten darauf, dass alle Teilnehmer zu Wort kommen.
  4. Sprechen Sie Ihren jeweiligen Gesprächspartner direkt an. Es ist grundsätzlich sehr wichtig, eine eindeutige Kommunikationssituation herzustellen. In reinen Audiokonferenzen ist das dann elementar.
  5. Beenden Sie das Meeting aktiv und deutlich wahrnehmbar für alle Teilnehmer.

3. Ein virtuelles Meeting nachbereiten

Bereiten Sie das virtuelle Meeting ebenso nach, wie Sie das bei einem herkömmlichen Meeting auch gemacht hätten.

  1. Teilen Sie wie bei einem traditionellen Meeting auch die protokollarischen Notizen mit den Teilnehmern,
  2. Holen Sie sich aktiv ein Feedback der Teilnehmer ein. Das ist eine wichtige Maßnahme zur Verbesserung der virtuellen Meetings.

Spezielle Tipps für gelungene Videokonferenzen

Die folgenden speziellen Tipps für Videokonferenzen sind nicht nur in Zeiten von Corona und Home Office hilfreich:

Den Arbeitsplatz einrichten

Richten Sie den Arbeitsplatz möglichst optimal für die Teilnahme an Videokonferenzen ein und lernen Sie die Konferenz-Software im Vorfeld kennen. Nichts bringt einen mehr ins Schwitzen, als in der Konferenz den richtigen Knopf zu suchen.

Das können Sie tun:

  • Positionieren Sie die Kamera und Mikrofon so, dass Sie optimal aufgenommen werden.
  • Sorgen Sie für eine gute Beleuchtung. Ohne ausreichend Licht kann man Sie nicht gut erkennen.
  • Bereinigen Sie Ihren Schreibtisch und den Hintergrund, Hier sollte nichts ablenken.
  • Machen Sie sich im Vorfeld mit der Bedienung der Konferenz-Software vertraut, Einwählen und teilnehmen, Tonspur muten, Bildschirm teilen etc.!

Die Geräuschquellen minimieren

Bei virtuellen Meetings ist es wichtig, dass störende Geräusche vermieden werden. Sorgen Sie für eine ruhige Umgebung. Nur so entsteht eine Konferenzsituation und alle Teilnehmer können sich gut verstehen.

Das können Sie tun:

  • Muten Sie Ihre Audiospur, wenn Sie etwas machen oder andere länger sprechen.
  • Vermeiden Sie eine geräuschvolle Verpflegung während des Meetings.
  • Stellen Sie Ihr Handy oder Ihr Festnetztelefon stumm.
  • Schließen Sie gegebenenfalls Ihr Fenster.
  • Schließen Sie wenn möglich die Zimmertüre.
  • Hängen Sie gegebenenfalls einen Zettel an die Türe „Bitte nicht stören – Videokonferenz“.
  • Benutzen Sie ein falls vorhanden ein Headset.

Einen Probelauf durchführen

Anfangs ist es empfehlenswert, Videokonferenzen in einem internen Probelauf zu testen. Das gibt Sicherheit und hilft, Pannen und Fehler in einer echten Konferenz mit Kunden, Partnern oder Lieferanten zu vermeiden.

Das sollten Sie tun:

  • Testen Sie die Bild- und Tonqualität.
  • Überprüfen Sie ihre eigene Positionierung im übertragenen Bild.
  • Üben Sie die Gesprächssituation und achten Sie schon im Probelauf darauf, den Gesprächspartner anzuschauen.
  • Checken Sie nochmals Schreibtisch und Hintergrund, es sollte nichts von Ihnen ablenken.
  • Testen Sie die Stabilität von Verbindung und Übertragung. Gegebenenfalls gilt:  LAN vor WLAN.

Erfahrungen teilen!

Geben Sie uns gerne Ihr Feedback, ob die Tipps hilfreich waren. Den Austausch von Erfahrungen aus der Praxis zum Thema Einsatz von Web-& Videokonferenzen halten wir für sehr wichtig. Wie kommt man sonst zu Best Practices?

Wenn Sie Interesse am Einsatz der Konferenzsoftware BigBlueButton haben, dann besuchen Sie unseren Blog-Beitrag „Team Chat und Videokonferenzen – Virtuelles Arbeiten mit Mattermost und BigBlueButton“.

Wir freuen uns auf Sie.

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