Rainer Baumgärtner

Rainer Baumgärtner

Senior Business Consultant bei iSYS Software

Team Chat und Videokonferenzen – Virtuelles Arbeiten mit Mattermost und BigBlueButton

Virtuelles Arbeiten wird immer wichtiger. Aber gleich große Systeme anschaffen? Mattermost Team Chat und BigBlueButton Videokonferenz sind günstige Alternativen.

Mattermost und BigBlueButton - Günstige und DSGVO-konforme Open Source Lösungen

In Zeiten von Corona, Ausgangsbeschränkungen und Home Office denkt man zwangsweise sehr schnell über virtuelles Arbeiten und digitale Kommunikationsmöglichkeiten nach. Wie kann ich meinen Projekt- oder Vertriebsalltag aufrechthalten und mit Kollegen, Partnern oder Kunden kommunizieren, wenn ich sie zu Absprachen oder Meetings nicht persönlich treffen darf.

Remote Work ist das Buzzword der Stunde und sollte doch keine krisenbedingte Modeerscheinung sein. Schnelle und effiziente Kommunikation sowie das Arbeiten in verteilen Teams ist im Projektalltag grundlegend wichtig und bedarf digitaler Lösungen – Stichwort virtuelle Teamarbeit. Chatsysteme oder Anwendungen für Videokonferenzen sind dabei wichtige Bausteine und so ganz nebenbei auch wesentliche Schritte im Rahmen von Digitalisierung und digitaler Transformation.

Grund genug über die Einführung solcher Tools nachzudenken. Bei iSYS haben wir genau das gemacht und sind bei Mattermost und BigBlueButton fündig geworden. Beide Anwendungen sind günstige und DSGVO-konforme Open Source Alternativen zu den großen kommerziellen Anwendungen Zoom, Slack, Microsoft Teams oder HipChat.

Mattermost – Tool für Kommunikation per Team Chat

Mattermost ist ein webbasierter Open Source Instant Messenger, der Einzel- und Gruppenchats unterstützt und bereits in der kostenlosen Team Version viele hilfreiche und nützliche Funktionen bietet. Neben der Nutzung über den Browser kann Mattermost auch als Desktop Client lokal installiert oder via Mobile App für die Plattformen iOS und Android genutzt werden.

BigBlueButton – Tool für Web- & Videokonferenzen

BigBlueButton ist ein Open Source System zur Durchführung von webbasierten Audio- und Videokonferenzen und kommt ursprünglich aus dem Bereich E-Learning. Per API kann BigBlueButton an beliebige Anwendungen angebunden werden, wie zum Beispiel an Mattermost.

Mattermost

  • Chat
  • Öffentliche und private Chatrooms anlegen
  • Gruppen- bzw. Team Chat
  • 1:1 Chat
  • Teilen von Dateien (Grafiken, PDF, etc.) im Chat
  • Benachrichtigungen
  • Suche (Chatverläufe und Dateien)
  • Chat Bots (z.B. Welcome Bot, Glossar Bot, etc.)
  • API zur Integration weiterer Tools (z.B. BigBlueButton, JIRA, etc.)

BigBlueButton

  • Video-Konferenz 
  • Gäste einladen
  • Moderatoren benennen
  • Notizen und Chat für Kommunikation während der Konferenz
  • Bildschirm teilen              
  • Multi-User Whiteboard-Funktion (gemeinsam zeichnen)
  • Dateien hochladen und gemeinsam durchgehen
  • Breakout-Räume für flankierende Abstimmungen während einer Konferenz
  • Realtime Umfragen durchführen (während der Konferenz)

Warum sich iSYS für Mattermost Team Chat und BigBlueButton entschieden hat

Wir haben uns bei iSYS bewusst für Mattermost in Verbindung mit BigBlueButton entschieden, weil

  • … wir Mattermost und BigBlueButton auf unseren eigenen Servern (On Premises) hosten können.
  • … wir durch die On Premises-Variante und die Multi-Faktor-Authentifizierung einen höheren Grad an Sicherheit erreichen.
  • … Mattermost und BigBlueButton für einen optimalen Datenschutz entsprechend DSGVO-konform sind..
  • … die Tools plattformübergreifend genutzt werden können.
  • … beide Anwendung als Open Source Tools nach unseren Bedürfnissen angepasst und weiterentwickelt werden können.
  • … über die Mattermost API weitere hilfreiche und nützliche Tools angebunden werden können, zum Beispiel eben BigBlueButton, JIRA oder Trello.
  • … und last but not least bereits die kostenlose Team Edition bei Mattermost alle unsere wichtigen Anforderungen abdeckt.

Team Chat und Videokonferenzsystem im Alltag bei iSYS

Bei iSYS setzen wir Mattermost und BigBlueButton bei internen und externen Projekten sowie in Vertrieb und Akquise ein.

Installation:

Technisch haben wir eine integrierte Lösung aufgesetzt und BigBlueButton in die Chat-Anwendung Mattermost eingebunden. So können Videokonferenzen direkt aus Mattermost heraus aufgerufen werden. Das hat den Vorteil, dass für Videokonferenzen die Teilnehmer durch die Chat-Gruppen schon vorhanden sind und nicht erneut separat angelegt werden müssen. Spart Zeit und man vergisst niemand!

Projektalltag:

Niemand vergessen ist gerade im Projektmanagement wichtig. Hier setzen wir Mattermost und BigBlueButton in internen Projekten wie auch in Kundenprojekten erfolgreich ein. Durch die flexible Möglichkeit Chatgruppen anzulegen und zu verwalten können wir unsere interne Team- und Projektstruktur bestens abbilden. Innerhalb von Teams und Projekten kommunizieren wir mit dem Mattermost Team Chat schnell und direkt. Alle Mitglieder der Projektgruppe haben immer denselben Informationsstand und greifen direkt auf angehängte Dokumenten wie etwa Designscribbles oder Datenmodellentwurfe zu.

Über die smarte Chatbot-Technologie von Mattermost können wir bestimmte Kommunikationsabläufe auch automatisieren, etwa zur automatischen Koordination von Code Review Prozessen bei der Entwicklung. Gerade für das Projektgeschäft sehen wir noch viel Potential und einen entscheidenden Vorteil gegenüber der klassischen Kommunikation via E-Mail.

Bei Kundenprojekten nutzen wir BigBlueButton vor allem, um Konzeptionsmeetings oder strategische Abstimmungen durchzuführen. Mocks, Scribbles oder sonstige konzeptionelle Lösungsvorschläge präsentieren wir mit der Bildschirm-Teilen-Funktion und diskutieren das gleich im direkten Gespräch. Wichtige Aspekte, die im Gespräch aufkommen, kann man bei Bedarf direkt in der integrierten Notizbox festhalten, so dass sie nicht vergessen werden. Auch das nutzen wir.

Startseite - BigBlueButton
Startseite einer BigBlueButton Webkonferenz mit den wichtigsten Schaltflächen.

Vertrieb und Akquise:

In Vertrieb und Akquise verwenden wir BigBlueButton beispielsweise für Webinare, Online-Präsentationen und Anfragegespräche mit interessieren Leads. Das ist gut möglich, da die Anwendung auch die Einladung von externen Teilnehmern, sprich von Gästen, zulässt. So entsteht auch im virtuellen Raum ein persönliches Gespräch, das in Vertrieb und Akquise so wichtig ist. Bei Webinaren und Präsentationen finden wir mitunter auch die integrierte Umfragefunktion sehr hilfreich.

Fazit: Nicht nur für die Corona-Krise, sondern Baustein der digitalen Transformation

Mattermost und BigBlueButton sind zwei einfach zu bedienende Tools, die für uns auch ihre Berechtigung über den Corona-Lockdown hinaus haben. Wir werden beide Anwendungen weiter ausbauen und tiefer in unseren Businessalltag integrieren. Hier denken wir vor allem an die Chatbot-Möglichkeiten bei Mattermost.

Team Chat und Videokonferenzen stellen für uns eine Optimierung und Effizienzsteigerung in der internen und externen Kommunikation dar und sind ein weiterer Baustein in unserer eigenen digitalen Transformation bei der iSYS.

Natürlich mussten wir uns auf die neuen Kommunikationskanäle einlassen, uns umgewöhnen und manchmal auch umorganisieren, mussten unsere Erfahrungen machen und haben entsprechende Lernkurven hinter uns gebracht, aber am Ende stimmt das Ergebnis.

Mattermost und BigBlueButton einführen – Wir machen das

Wir unterstützen Sie bei der Einführung, Integration und dem Betrieb von Mattermost und BigBlueButton in Ihrem Unternehmen.

Installation und Hosting

Wir installieren die Software, beraten zu System-Ressourcen und übernehmen das Hosting bei einem externen Provider oder auf Ihren eigenen Servern (On Premises).

Anbindung Access Management

Egal ob Active Directory, LDAP oder Single Sign On, wir integrieren die Systeme in Ihre Infrastruktur zur zentralen Benutzerverwaltung. Anmeldung leicht gemacht.

Einrichtung und Konfiguration

Jedes Unternehmen tickt anders und lebt seine eigenen Prozesse. Wir konfigurieren die Software für Sie so, dass Sie in Ihren internen Abläufen bestens unterstützt werden.​

Integration und Weiterentwicklung

Wir integrieren andere Systeme und entwickeln zur Unterstützung Ihrer internen Kommunikation auch maßgeschneiderte Erweiterungen.

Betriebssupport und Pflege

Wir leisten für Sie den Betriebssupport, spielen Sicherheits- und Funktionsupdates ein und überwachen die Anwendungen

Beratung und Schulung

Wir schulen Ihre Mitarbeiter und beraten zur Einführung der Anwendungen in Ihrem Unternehmen, auch hinsichtlich Datenschutz und IT-Sicherheit.

Sie suchen nach Lösungen und wollen mehr erfahren!

Sprechen Sie mit unseren Experten über Installation, Features und Einsatzmöglichkeiten von Mattermost Team Chat und BigBlueButton Web- & Videokonferenzen in Ihrem Unternehmen.

Für  praktische Tipps  zur erfolgreichen Durchführung von Web- und Videokonferenzen besuchen Sie unseren Blog-Beitrag “ Web- und Videokonferenzen erfolgreich durchführen. Diese Tipps aus der Praxis helfen dabei„.

Wir freuen uns auf Sie!

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